廣州市財(cái)政局關(guān)于加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理的通知

市直各單位，各區(qū)財(cái)政局，各政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)：

　　政府采購(gòu)檔案（以下簡(jiǎn)稱為“檔案”）是指采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的，具有憑證、利用、查考和保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文字、圖紙、圖表、聲像及電子資料等歷史記錄，是反映政府采購(gòu)當(dāng)事人依法管理和實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)的重要憑證。

　　我局在開(kāi)展2023年度政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在檔案管理方面存在諸多問(wèn)題。為進(jìn)一步加強(qiáng)我市政府采購(gòu)檔案管理工作，做到采購(gòu)全過(guò)程留痕可追溯，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)章規(guī)定，通知如下：

　　一、檔案管理實(shí)行“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則

　　檔案管理實(shí)行“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，采購(gòu)人為檔案管理的第一責(zé)任人。采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制，明確管理機(jī)構(gòu)和分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)辦人員、檔案人員的權(quán)限及歸檔節(jié)點(diǎn)的責(zé)任分工，明確檔案歸集、管理、利用和銷毀責(zé)任，保證檔案真實(shí)有效和準(zhǔn)確完整，并配合有關(guān)部門(mén)依法進(jìn)行的監(jiān)督檢查。

　　二、應(yīng)確保檔案內(nèi)所有文件資料能夠正常調(diào)閱

　　紀(jì)檢監(jiān)察、巡視巡察、財(cái)政、審計(jì)、司法等機(jī)關(guān)因工作職責(zé)需要調(diào)閱、復(fù)制檔案內(nèi)容的，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)予以提供，并按單位內(nèi)部控制管理制度進(jìn)行登記。利用人或查考人應(yīng)對(duì)調(diào)閱、復(fù)制的檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé)，不得實(shí)施篡改、損壞、轉(zhuǎn)借和傳播等行為。

　　三、檔案應(yīng)及時(shí)歸集、移交、歸檔，集中管理

　　采購(gòu)人與采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)簽訂委托代理協(xié)議時(shí)，可以約定檔案歸集、保存、移交等具體事項(xiàng)的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)注銷時(shí)，應(yīng)當(dāng)向相關(guān)采購(gòu)人移交檔案。任何個(gè)人或單位不得拒絕歸檔或者將檔案資料據(jù)為己有，禁止偽造、變?cè)?、隱匿政府采購(gòu)檔案。

　　四、妥善保存檔案資料，進(jìn)行全周期檔案管理

　　政府采購(gòu)檔案從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備適宜檔案保管的場(chǎng)所，要保持清潔衛(wèi)生，做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施，妥善保存每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件。

　　采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理，對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保存期限，對(duì)保存期滿經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。

　　五、鼓勵(lì)信息化建設(shè)及傳統(tǒng)載體檔案掃描備份

　　符合《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等法律法規(guī)要求的電子檔案，具有與紙質(zhì)檔案同等效力。鼓勵(lì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)參照省市政府采購(gòu)中心的做法，在廣東政府采購(gòu)智慧云平臺(tái)架構(gòu)政府采購(gòu)電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，并在條件允許時(shí)，申請(qǐng)與廣東政府采購(gòu)智慧云平臺(tái)共享數(shù)據(jù)對(duì)接。

　　采購(gòu)人 政府采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施電子化交易的，應(yīng)當(dāng)以電子數(shù)據(jù)或刻錄光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)等方式歸集檔案。鼓勵(lì)通過(guò)利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化整理，并保障數(shù)字化成果的安全保存和有效利用。已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。

　　六、樹(shù)立檔案管理責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)

　　各級(jí)財(cái)政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)采購(gòu)人檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，各主管預(yù)算單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案管理的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各采購(gòu)人負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)代理的本單位政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　對(duì)在政府采購(gòu)檔案歸集、管理、利用和銷毀過(guò)程中知悉的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和依法不予公開(kāi)的信息，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)等相關(guān)知情人應(yīng)當(dāng)保密。

　　采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)有下列情形之一的，將依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》等法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行處理：

　　（一）在有關(guān)部門(mén)實(shí)施監(jiān)督檢查過(guò)程中，拒絕提供政府采購(gòu)檔案的；

　　（二）不按規(guī)定立卷歸檔、檔案管理混亂的；

　?。ㄈ⒄少?gòu)檔案據(jù)為己有，拒絕歸檔或移交、涂改毀損檔案的；

　?。ㄋ模┟髦４娴恼少?gòu)檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，檔案工作人員或者對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員造成檔案損失的；

　?。ㄎ澹┻`反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或者偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的。

　　廣州市財(cái)政局

　　2024年2月5日